1.
Pengertian
Mail
merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan
dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda. Mail merge atau surat
masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word dan Ms. Excel untuk mempermudah
user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan
berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda.
Dengan
mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat diselesaikan secara cepat
dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen
utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi (OpenOffice.org Writer).
2.
Fungsi
Setiap Penggunaan dan Bagian dalam Mail Merge
a) Dokumen Master, Microsoft Word menyebut ini dengan "Main Dokumen" yaitu dokumen
yang berisi surat tersebut. Dokumen ini merupakan bagian dari surat tersebut
yang isinya sama antara satu penerima dengan penerima lainnya.
b) Data Source, yaitu
Suatu file yang berisi informasi untuk digabung dalam Dokumen Master. Sebagai
contoh, daftar nama dan alamat penerima surat serta informasiinformasi penting
lainnya.
c) Envelopes, berfungsi untuk membuat dan mencetak amplop
d) Labels, berfungsi untuk membuat dan mencetak label. Disini bisa
menggunakan bentuk dan style yang diinginkan.
e)
Start
Mail Merge, berfungsi untuk memulai menggunakan
Mail Merge untuk membuat bentuk surat yang diperlukan dengan tujuan atau
penerima yang banyak.
f)
Select
Resipient, berfungsi untuk memilih daftar
orang-orang atau nama-nama yang diperlukan untuk dikirimi surat.
g)
Edit
Recipient List, berfungsi untuk mengubah daftar
penerima dan memutuskan untuk memilih mereka yang akan dimasukkan ke dalam
surat
h)
Highlight
Merge Fields, berfungsi untuk memasukkan field
pokok pada dokumen master
i)
Address
Block, berfungsi untuk menambahkan alamat ke
surat di dokumen master. Kamu menentukan format dan tempat, dan kata yang dapat
menggantinya dengan alamat nyata dari daftar penerima yang telah di buat ketika
kamu selesai menggunakan mail merge.
j)
Greeting
line, berfungsi untuk menambahkan baris salam
di surat seperti dear <<first name>> .
k)
Insert
Merge Field, berfungsi untuk menambahkan setiap
field dari daftar penerima yang sudah di buat ke dokumen, seperti nama, tempat
dan tanggal lahir, judul, dan lain-lainnya.
l)
Rules,
berfungsi untuk menentukan peraturan
untuk menambahkan keputusan-membuat kecakapan ke mail merge.
m)
Match
Field, untuk mengganti kata-kata yang ada
dalam match field dengan kata-kata yang ada pada daftar match Field.
n)
Preview
Results, untuk melihat hasil dari mail merge
yaitu daftar penerima yang sudah dibuat sebelumnya.
o)
Next
Record, untuk menampilkan field berikutnya
p)
Previous
Record, untuk menampilkan Field sebelumnya.
q)
First
Record, untuk menampilkan Field pertama.
r)
Last
Record, untuk menampilkan Field terakhir.
s)
Finish
& Merge, untuk membuat salinan dokumen
jika seluruh mail merge sudah lengkap. Kita dapat menyalin satu per satu surat,
semuanya, atau dikirim via email.
KEGUNAAN
MAIL MERGE
Sebagai seorang yang
bekerja di lembaga pendidikan, pekerjaan menyangkut surat menyurat dan
pembuatan sertifikat bisa dilakukan dengan cepat dan tepat. Jika pembuatan
sertifikat sedikit tentunya dapat dibuat satu-persatu tanpa menggunakan mail
merge. Namun, jika pembuatannya mencapai ribuan, bagaimana cara membuat
sertifikatnya? Membuat satu persatu? Tentunya hal ini akan merepotkan. Lain
halnya jika pembuatan menggunakan mail merge. Cukup dengan membuat satu dokumen
utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi
rumus-rumus perhitungan. Disinilah peran utama mail merge.
Oleh karena itu,
kegunaan mail merge penting bagi pendidik dan tenaga kependidikan dalam
pembuatan:
1) Seritifikat
2) Transkrip
nilai
3) Surat
undangan orang tua
4) Raport
5) Database
siswa
6) Administrasi
tenaga kependidikan, dll.
C. PENGGUNAAN
MAIL MERGE
a. Langkah-langkah
Pembuatan
1. Buat
dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang
lain)
2. Klik
ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by
Step Mail Merge Wizard
3. Akan
muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.
4. Pada
Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian
bawah untuk melanjutkan.
5. Pilih
Use the current document kemudian klik Next
6. Pada
pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type
a new list kemudian klik Create
7. Akan
muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita
nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru
sesuai dengan yang dibutuhkan. Berikut langkahnya.
a. Klik
Customize columns
b. Pilih
filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom
terhapus.
c. Untuk
membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan
kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb).
d. Tambahkan
beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.
e. Jika
dirasa sudah cukup klik OK.
f. Muncul
jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai
selesai, kemudian klik OK.
g. Untuk
menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete.
Untuk menambah entry baru klik pada new entry.
h. Simpan
pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.
i.
muncul daftar list yang
sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada
kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada
dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.
8. Klik
Next : Write your letter untuk melajutkan
9. Sampai
disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk
dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.
10. Pada
pilihan write your letter, pilih More item
11. Pada
jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert.
12. Ulangi
langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai.
13. kemudian
klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau
kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.
14. Jika
ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika
sudah
cukup klik Next
untuk complete the merger.
15. Terdapat
dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika
anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui
printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada
beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.