Mail Merge

1.      Pengertian

Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda. Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word dan Ms. Excel untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda.

Dengan mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat diselesaikan secara cepat dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi (OpenOffice.org Writer).

2.      Fungsi Setiap Penggunaan dan Bagian dalam Mail Merge

a)      Dokumen Master, Microsoft Word menyebut ini dengan "Main Dokumen" yaitu dokumen yang berisi surat tersebut. Dokumen ini merupakan bagian dari surat tersebut yang isinya sama antara satu penerima dengan penerima lainnya.

b)      Data Source, yaitu Suatu file yang berisi informasi untuk digabung dalam Dokumen Master. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat penerima surat serta informasiinformasi penting lainnya.

c)      Envelopes, berfungsi untuk membuat dan mencetak amplop

d)     Labels, berfungsi untuk membuat dan mencetak label. Disini bisa menggunakan bentuk dan style yang diinginkan.

e)      Start Mail Merge, berfungsi untuk memulai menggunakan Mail Merge untuk membuat bentuk surat yang diperlukan dengan tujuan atau penerima yang banyak.

f)       Select Resipient, berfungsi untuk memilih daftar orang-orang atau nama-nama yang diperlukan untuk dikirimi surat.

g)      Edit Recipient List, berfungsi untuk mengubah daftar penerima dan memutuskan untuk memilih mereka yang akan dimasukkan ke dalam surat

h)      Highlight Merge Fields, berfungsi untuk memasukkan field pokok pada dokumen master

i)        Address Block, berfungsi untuk menambahkan alamat ke surat di dokumen master. Kamu menentukan format dan tempat, dan kata yang dapat menggantinya dengan alamat nyata dari daftar penerima yang telah di buat ketika kamu selesai menggunakan mail merge.

j)        Greeting line, berfungsi untuk menambahkan baris salam di surat seperti dear <<first name>> .

k)      Insert Merge Field, berfungsi untuk menambahkan setiap field dari daftar penerima yang sudah di buat ke dokumen, seperti nama, tempat dan tanggal lahir, judul, dan lain-lainnya.

l)        Rules, berfungsi untuk menentukan peraturan untuk menambahkan keputusan-membuat kecakapan ke mail merge.

m)    Match Field, untuk mengganti kata-kata yang ada dalam match field dengan kata-kata yang ada pada daftar match Field.

n)      Preview Results, untuk melihat hasil dari mail merge yaitu daftar penerima yang sudah dibuat sebelumnya.

o)      Next Record, untuk menampilkan field berikutnya

p)      Previous Record, untuk menampilkan Field sebelumnya.

q)      First Record, untuk menampilkan Field pertama.

r)       Last Record, untuk menampilkan Field terakhir.

s)       Finish & Merge, untuk membuat salinan dokumen jika seluruh mail merge sudah lengkap. Kita dapat menyalin satu per satu surat, semuanya, atau dikirim via email.

   KEGUNAAN MAIL MERGE

Sebagai seorang yang bekerja di lembaga pendidikan, pekerjaan menyangkut surat menyurat dan pembuatan sertifikat bisa dilakukan dengan cepat dan tepat. Jika pembuatan sertifikat sedikit tentunya dapat dibuat satu-persatu tanpa menggunakan mail merge. Namun, jika pembuatannya mencapai ribuan, bagaimana cara membuat sertifikatnya? Membuat satu persatu? Tentunya hal ini akan merepotkan. Lain halnya jika pembuatan menggunakan mail merge. Cukup dengan membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan. Disinilah peran utama mail merge.

Oleh karena itu, kegunaan mail merge penting bagi pendidik dan tenaga kependidikan dalam pembuatan:

1)      Seritifikat

2)      Transkrip nilai

3)      Surat undangan orang tua

4)      Raport

5)      Database siswa

6)      Administrasi tenaga kependidikan, dll.

C.    PENGGUNAAN MAIL MERGE

a.      Langkah-langkah Pembuatan

1.      Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)

2.      Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard

3.      Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.

4.      Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan.

5.      Pilih Use the current document kemudian klik Next

6.      Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create

7.      Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan. Berikut langkahnya.

a.       Klik Customize columns

b.      Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.

c.       Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb).

d.      Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

e.       Jika dirasa sudah cukup klik OK.

f.       Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK.

g.      Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.

h.      Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.

i.        muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

8.      Klik Next : Write your letter untuk melajutkan

9.      Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.

10.  Pada pilihan write your letter, pilih More item

11.  Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert.

12.  Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai.

13.  kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.

14.  Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah

cukup klik Next untuk complete the merger.

15.  Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.